ワークフロー機能ざっくりまとめ

はじめに

Salesforceのワークフローは使いこなせればとても便利な機能です。 プログラミングもしなくてもレコードの値を自動で変えたり、アラートメールを送ったりできるので、色んな使用方法が考えられます。

ただ設定方法がいまいち分かりにくいと思ったので、今回自分なりにまとめてみました。

ワークフローの大まかな流れ

コードで示した方が流れが伝わりやすいと思って書いてみました。

If(評価条件 == True){
    If(ルール条件 == True){
        ワークフローアクション実行
    }
}

// もしくは

If(評価条件 == True && ルール条件 == True){
    ワークフローアクション実行
}

要は評価条件とルール条件の二段階のチェックを通れば、ワークフローアクションが実行されるって感じですかね。 こう考えると凄くすっきりしました。

そして条件とワークフローアクションにもそれぞれ種類があります。

各条件とワークフローアクションの種類

評価条件

対象オブジェクトのレコードへのアクセスが下記のどれか一つに当てはまる時に、ルール条件のチェックを行います。

ルール条件

数式や条件を指定し、ワークフローアクションを行うかどうかのチェックを行います。

例:

ワークフローアクション

ワークフローアクションを行うタイミングは2つあり、自分で設定することが出来ます。

一つ目がルール条件がTrueだった時に即座に行われるルール適用時のアクション、二つ目がルール条件がTrueだった時に時間指定でアクションを実行する時間ベースのアクションです。

アクションの内容は、ルール適用時も時間ベースも共通で下記の5つ。

• 新規ToDo
• 新規メールアラート
• 新規項目自動更新
• 新規アウトバウンドメッセージ
• 既存アクションの選択

時間ベースのアクション実行のタイミングを設定するにはタイムトリガを追加する必要があります。

例:

例まとめ

今回の例をまとめます。

・評価条件
  キャンペーンオブジェクトのレコードが新たに作成された時
  もしくは後記するルール条件を満たすように編集された時

・ルール条件
  キャンペーンオブジェクトの項目「状況」の値が「進行中」の時

・時間ベースのアクション
  評価条件とルール条件を満たした場合、
  レコードの終了日から一日後に、レコードの「状況」を「完了」に変更

ワークフローの確認

待機中のワークフローは設定 > 監視 > 時間ベースのワークフローにアクセスし、条件を指定して検索することが出来ます。

終わりに

ワークフローの設定方法を自分なりに噛み砕いてまとめてみましたが、いかがだったでしょうか？ Salesforceは多機能なので使いこなすのが難しいですが、頑張っていきたいと思います。